Corso di Execl 2000/2003 – Uso di Excel come gestore di basi di dati

  • Cenni sulla teoria della basi di dati
  • Creazione di una base di dati con Excel
  • Ordinamento di una base di dati
  • Applicazione del Filtro Automatico
  • Applicazione del Filtro Avanzato
  • Specifica dei Criteri per il Filtro Avanzato

Definizione di Base di dati (o Databese)

Una base di dati è uno strumento utilizzato per organizzare, gestire e recuperare informazioni. In Excel, un foglio elettronico è utilizzato come base di dati per immagazzinare e manipolare dati complessi.

Una base di dati può essere usata per :

  • Effettuare ricerche sui dati
  • Ordinare alfabeticamente i dati per righe o colonne (in ordine ascendente o discendente)
  • Estrarre un insieme di dati in base a criteri specificati
  • Organizzare i dati per scopi specifici

Un database (detto anche Lista in Excel) è formato da vari componenti, analizziamoli nel dettaglio:

  • Tabella: è la componete fondamentale di un data base è formata da un insieme di campi ognuno dei quali racchiude una particolare informazione.
    In Excel il concetto di tabella e database coincidono, un database è formato da una sola tabella.
  • Campo: Ogni colonna in una Lista è un campo separato, ed ogni cella all’interno della colonna è un campo. Viene utilizzato un campo diverso per ogni elemento che necessita di un accesso separato
    Nella teoria della basi di dati un campo è solitamente caratterizzato da un tipo (numero, carattere, data, ecc..), più una serie notevole di altri parametri.
  • Nome del Campo: è un nome che identifica i dati archiviati in quel campo. La prima riga del database deve contenere i nomi dei campi.
    Nella teoria della basi di dati identifica univocamente il campo all’interno della tabella.
  • Record: è una singola riga del database. Ogni record contiene le stesse categorie di dati degli altri.
    Nella teoria delle basi di dati un record è un’istanza dei dati.
  • Campo Calcolato: E un campo che viene elaborato mediante una formula, il valore di questo campo è dipendente da altri campi presenti nella nostra base di dati.
  • Raggio: è un gruppo rettangolare di celle all’interno di un foglio elettronico definito come database.

Per fare un esempio supponiamo di voler creare un archivio di numeri telefonici.

I campi che costituiscono la nostra base di dati/tabella sono: Nome, Cognome, NumeroTelefonico.
Ogni record contiene i dati relativi ad un singolo numero telefonico.

Record Nome Cognome Numero Telefonico
1 Mario Rossi 345098445
2 Gianni Bianchi 0123456433
3 Giuseppe Versi 023435678

E così via, il numero di record è limitato dalle capacita del programma.

Come Creare un Database con Excel

Una volta progettata la nostra base di dati, per crearla è sufficiente inserire i dati secondo il metodo specificato in seguito.

  1. La prima riga della tabella deve contenere i nomi.
  2. I valori contenuti nei campi di una base di dati devono essere di tipo testo; se i campi contengono numeri questi devono essere formattati come Testo.
    Bisogna evitare di inserire spazi aggiuntivi all’inizio di una cella perché questi possono falsare una ricerca od un ordinamento.
    Ogni campo ha una lunghezza massima di 255 caratteri ed il suo nome non deve contenere spazi.
  3. Ogni record deve essere composto dagli stessi campi, ma non tutti devono contenere un valore.
  4. Bisogna tenere conto che in fase di ricerca Excel non fa differenza tra maiuscole e minuscole, di conseguenza CANE = cane = CaNE e così via.
  5. Sono ammessi campi contenenti formule che utilizzano dati contenuti in altri campi.

La dimensione della base di dati è limitata esclusivamente dalla dimensione del foglio elettronico stesso.

Un foglio elettronico può contenere più database, ma è consigliabile che ogni database sia ospitato su un foglio elettronico separato. Inoltre è consigliabile che i dati relativi ad un database siano separati dagli eventuali altri dati presenti nel foglio elettronico da una riga e/o una colonna.

È possibile associare un nome al nostro database, questo permette di utilizzare il nome al posto dell’insieme di riferimento. Se si assegna il nome ‘database’ al nostro Excel identifica sempre la prima riga come quella contenente i nomi dei campi.

Per assegnare il nome ad un database si usa la tecnica usuale.

Ordinare una lista

Excel consente di ordinare un database in ordine alfabetico, numerico o cronologico.
L’ordinamento riorganizza i record contenuti (le righe) in base ai campi (le colonne) selezionati.

La cella attiva è utilizzata per stabilire secondo quale campo effettuare l’ordinamento.

È inoltre consentito ordinare parti parziali di un database, è sufficiente selezionare l’area comprendente i dati desiderati ed effettuare l’ordinamento.

Figura 30 - Finestra di Dialogo per l'ordinamento di un Database

Vediamo ora come effettuare l’ordinamento mediante la finestra di dialogo guidata.

  1. Selezionare una cella del database
  2. Attivare la voce Ordina dal menù Dati (Dati->Ordina)
    Excel seleziona tutta l’area relativa al database, esclusa la riga relativa ai nomi dei campi, e quindi visualizza la finestra per l’ordinamento guidato di un database (Figura 30).
  3. Nella parte superiore sinistra della finestra sono presente tre liste a discesa, le quali contengono i nomi dei campi del nostro database. Queste sono utilizzate per selezionare i campi in base a cui effettuare l’ordinamento. Se la riga con i nomi dei campi non è presente l’elenco è costituito da una serie di Colonne numerate (Colonna 1, Colonna 2, ecc…).
    Nella parte superiore destra della finestra sono invece presenti le opzioni segnalare se il campo selezionato va ordinato in modo crescente o decrescente.
  4. Una volta selezionato secondo quali campi e in che modo ordinare la nostra base di dati possiamo procedere all’ordinamento premendo il pulsante OK o annullare l’operazione di ordinamento mediante il pulsante Annulla.

Bisogna notare che nella parte inferiore della finestra sono presenti due bottoni di selezione  mutuamente esclusiva per stabilire se i nomi dei campi del nostro database sono contenuti nella prima riga (Con riga di intestazione) o meno (Senza riga di intestazione).

Figura 31 - Finestra per le Opzioni di Ordinamento

Infine, nella finestra è presente il pulsante Opzioni il quale attiva la finestra della Opzioni di ordinamento (Figura 31).

Questa consente di stabilire:

  • l’orientamento delle nostra base di dati, in pratica consente di stabilire se i record sono contenuti nelle righe (Ordina dall’alto al basso) o nelle colonne (Ordina da sinistra a destra).
  • Stabilire se in fase di ordinamento bisogna tenere differenziare tra maiuscole e minuscole (mediante l’apposito check box)
  • Impostare un ordinamento personalizzato (Prima Chiave di Ordinamento).
Barra Standard

Figura 32 - Barra dei pulsanti Standard

Per effettuare le operazioni modo più veloce è possibile utilizza gli appositi pulsanti posti sulla Barra di Standard (Figura 32).
Per effettuare l’ordinamento è sufficiente selezionare l’area relativa al database quindi posizionare la cella attiva in corrispondenza dal campo (colonna) secondo cui si desidera ordinare la base di dati, quindi premere il pulsante ordina cresente per effettuare un ordinamento di tipo crescente o il pulsante ordina decresente per effettuare un ordinamento di tipo decrescente.

Filtrare i dati con il Filtro Automatico

Excel consente di filtrare i dati presenti in un database. L’operazione di filtraggio consente di estrarre e visualizzare solo un sottoinsieme di dati dal nostro database.

La funzione di Filtro automatico è il metodo più veloce per filtrare i propri dati. Il filtro fornisce in modo automatico certe regole o criteri utilizzati per estrarre il nostro insieme di dati. Se le opzioni presentate non sono sufficienti a selezionare correttamente i nostri dati è possibile creare dei filtri personalizzati.
Per utilizzare il filtro automatico è sufficiente seguire i seguenti passi:

  1. Selezionare le celle del database su cui si desidera applicare il filtro
    Basandosi sul presupposto che la prima riga contiene i nomi dei campi e che esistono una riga ed una colonna vuota intorno al nostro database.
  2. Selezionare la voce Filtro automatico dal sottomenù Filtro del menù Dati.
    A questo punto Excel provvederà a posizionare delle piccole frecce in corrispondenza dei nomi dei campi (Figura 33).

Figura 33 - Filtro automatico attivato

  1. Premendo le frecce appena visualizzate viene visualizzato una lista di opzioni da cui è possibile scegliere il tipo di selezione da effettuare sui dati.
    L’elenco (Figura 34) presenta una serie di opzioni predefinite tra cui l’elenco completo dei valori presenti nei singoli record.

Figura 34 - Elenco di filtri disponibili con il filtro automatico

Nel caso nessuno in cui nessuno dei filtri predefiniti soddisfi le esigenze dell’utente è possibile selezionare la voce Personalizza la quale provvede a visualizzare un nuova finestra (Figura 35) che consente di creare criteri più complessi utilizzando operatori di confronto ed algebra booleana.
La suddetta finestra consente di specificare due condizioni collegate tra loro da uno dei due operatori booleani.
Nella parte sinistra troviamo una lista a discesa che consente di selezionare il tipo di  confronto desiderato. I confronti disponibili sono: maggiore, maggiore uguale, minore, minore uguale, inizia con, non inizia con, finisce con, non termina con, contiene, non contiene.

Nella parte destra troviamo invece un apposito campo in cui specificare i valori da utilizzare nel confronto. Questi possono essere selezionati tra quelli presenti nei nostri record, selezionabili mediante una lista a discesa, oppure immessi direttamente dall’utente.

Come ricordato nella parte inferiore della finestra si possono utilizzare i caratteri jolly ? (un carattere qualsiasi) e * (una stringa qualsiasi) per ottenere ricerche più complesse.

Figura 35 - Finestra per la creazione di filtri personalizzati

  1. L’operazione può essere ripetuta per tutti campi disponili.
  2. Per tornare alla visualizzazione originale è possibile selezionare la voce Mostra tutto dal sottomenù Filtro del menù Dati, oppure disabilitare la funzione di filtro automatico, deselezionato la voce Filtro automatico dal sottomenù Filtro del menù Dati.

Il filtro Primi 10 provoca la visualizzazione dei record contenenti i primi 10 elementi diversi presenti nella colonna selezionata. In pratica Excel prima individua i primi 10 elementi distinti presenti nella colonna relativa e quindi visualizza tutti i record contenenti questi elementi.
La Attivazione di tale filtro dal menu di selezione del filtro applicato (Figura 34) provoca anch’essa la visualizzazione di una finestra di dialogo per la personalizzazione (Figura 36).

Figura 36 - Finestra di dialogo per la definizione di parametri relativa al Filtro automatico primi 10

La prima casella della finestra, partendo da sinistra, consente di impostare, mediante un menù di selezione, se la selezione deve partire dalla parte superiore o inferiore della tabella; il secondo campo consente di specificare il numero di elementi da selezionare; l’ultima opzione permette di impostare mediante una lista di selezione se il valore inserito si riferisca al numero o alla percentuale di elementi della tabella da visualizzare.

In quest’ultimo caso prima si calcola il numero di elementi da selezionare in base alla percentuale, quindi si procede ad eseguire la procedura descritta in all’inizio del paragrafo utilizzano per la selezione il numero appena calcolato.

È importante notare che quando è attivo un filtro sulla colonna la freccia di selezione relativa assume il colore blu (Figura 37).

Figura 37 - Visualizzazione pulsante di selezione con Filtro Attivo

Concludiamo con alcune note.
Se noi selezioniamo una cella all’interno del nostro database ed attiviamo il filtro automatico questo verrà applicato a tutti gli elementi del database.

Per visualizzare solo i record contenente celle vuote relativamente ad un determinato campo è sufficiente utilizzare il filtro personalizzato selezionando la voce contiene e lasciando vuoto il campo relativo al valore. Viceversa per visualizzare solo i record contenti dati e sufficiente selezionare la voce non contiene e lasciare vuoto il campo relativo al valore.

Per disabilitare un singolo criterio e sufficiente selezionare la voce tutto dall’elenco dei filtri disponibili (Figura 34).

Filtrare i dati con il Filtro Avanzato

Se il filtro automatico non soddisfa le esigenze dell’utente, è possibile attivare il filtro avanzato (Dati->Filtro->Filtro Avanzato) il quale consente di definire regole personalizzate per la selezione dei record da visualizzare.

Analizziamo ora nel dettaglio i passi necessari per l’applicazione del filtro avanzato.

  1. Selezionare dal menù Dati la voce Filtro->Filtro avanzato
    Excel visualizzerà la finestra di dialogo per la definizione del filtro avanzato (Figura 38).
    Se il database è definito secondo le regole precedentemente illustrate e la cella attiva è parte di questo, l’intera base di dati verrà automaticamente selezionata ed il riferimento alle celle relative sarà presente nel campo Intervallo Elenco.

Figura 38 - Finestra di dialogo per la composizione di un filtro avanzato

  1. A questo punto la prima opzione presente nella finestra è quella relativa alla voce Azione. Questa consente di stabilire se i dati verranno filtrati nella posizione attuale, come avviene quando si applica il filtro automatico, oppure se i record (le righe) risultanti dovranno essere copiati in un altro spazio della nostra cartella di lavoro (è infatti possibile copiare i risultati in un foglio diverso).
  2. Il campo Intervallo elenco consente di definire quali celle contengono il database da filtrare.
    Nel caso in cui questo campo non sia stato riempito da Excel o che le celle selezionate non corrispondano alle nostre esigenze è possibile impostare direttamente l’intervallo contenente il database selezionando direttamente le celle interessate, o utilizzando il pulsante  posto a fianco del campo per minimizzare la finestra di dialogo.
  3. Il secondo campo permette di selezionare le celle contenete i criteri di selezione per i record del nostro database. I criteri possono anche essere complessi
    Per semplicità Excel richiede che i criteri siano inseriti in apposite celle del foglio di lavoro.
    Rimandiamo all’apposito paragrafo (Specifica dei Criteri per Filtro avanzato) per le spiegazioni relative alla creazione dei criteri di selezione.
  4. Nel caso sia stata selezionata la voce Copia in un’altra posizione, nella sezione Azione, è possibile specificare la posizione in cui devono essere posizionati i dati.
    Per fare questo è sufficiente inserire l’intervallo di destinazione nel campo Copia in, le modalità di inserimento sono quelle consuete.
  5. Infine è possibile selezionare la voce Copia unica dei record, la quale fa si che il risultato non contenga record duplicati.
  6. Eseguite tutte queste operazioni è possibile attivare il filtro premendo il pulsante OK o annullare il tutto mediante il pulsante Annulla.

Per rimuovere il Filtro avanzato è sufficiente selezionare la voce Mostra tutto dal sottomenù Filtro del menù Dati come nel caso del Filtro automatico.

Specifica dei Criteri per Filtro avanzato

Per specificare un criterio è necessario inserire correttamente i valori coinvolti nelle celle del nostro foglio elettronico.

I criteri possono essere di due tipi:

  • Criteri di Paragone. Sono utilizzati per individuare dei record i cui campi rispettino i vincoli imposti dal criterio. A esempio trovare tutti processi con potenza pari a 1000 MHz.
  • Criteri basati su formule. Sono utilizzati quando il database non contiene campi che permetto di utilizzare i criteri di paragone. Ad esempio per trovare tutti processori in cui il rapporto potenza/prezzo sia minore di un dato valore.

I criteri di paragone possono a loro volta essere suddivisi in vari tipi (o sottotipi).
Individuazione di record con campi contenenti un valore esatto
Per specificare un criterio di questo tipo è sufficiente digitare il nome del campo interessato dal confronto in una cella, quindi digitare il valore ricercato nella cella inferiore (Figura 39).

Figura 39 - Esempio di specifica di un criterio per l'individuazione di valore esatti

Se il confronto avviene con una stringa di testo è possibile utilizzare i caratteri jolly * (asterisco) e ? (punto interrogativo). Ricordiamo che il carattere * indica qualunque stringa (a* indica tutte le parole che iniziano per a), mentre il carattere ? indica un carattere qualunque (?a tutte le parole di due lettere che finiscono in a).
Per trovare stringhe che contengono i caratteri * (asterisco), ? (punto interrogativo) e ~ (tilde) è necessario far precedere tali caratteri dal carattere ~ (tilde) stesso.

Per i criteri di paragone è possibile utilizzare anche gli operatori di confronto (=, < , > , <= ,

<>, or >=.); questi devono essere posti prima del valore con cui effettuare il confronto ().

Figura 42 - Criteri in OR

Per associare criteri diversi in una solo filtro è sufficiente seguire le seguenti procedure:

Per associare in AND (la riga/record è selezionata se entrambi i criteri sono veri) i due criteri diversi questi devono essere posizionati sulle stesse righe come illustrato in Figura 41.

Figura 41 - Criteri in AND

Se i criteri sono entrambi relativi allo stesso campo si utilizza la stessa tecnica riportando il nome del campo in più celle.

Per associare in OR (la riga/record è selezionata se almeno uno dei criteri è verificato) i due criteri diversi questi devono essere posizionati sulla stessa colonna come illustrato in Figura 42.

Figura 42 - Criteri in OR

Per specificare una condizione OR tra criteri che coinvolgono campi diversi è necessario impostare i nomi dei campi sulla stessa riga, ovviamente su colonne diverse, ed i valori di confronto relativi ai vari campi su righe diverse, come illustrato in Figura 43.

Figura 43 - Criteri relativi campi diversi in OR

Quando sono coinvolti criteri basati su formule non bisogna utilizzare l’intestazione relativa al campo e bisogna rispettare le seguenti regole oltre a quelle relative alla composizione delle formule:

  • La formula deve produrre un valore booleano (Vero o Falso)
  • Se la formula originaria è uguale a Vero, allora verranno visualizzate solo le righe il cui che producono il valore Vero.
    Se la formula originaria è uguale a Falso, allora verranno visualizzate solo le righe il cui che producono il valore Falso.
  • La formula deve fare riferimento ad almeno una colonna del database
  • Se si utilizza un etichetta per identificare la formula questa deve essere diversa dai nomi dei campi (cioè le etichette delle colonne parti del database)
  • La formula deve contenere un riferimento relativo alla cella contenente l’ etichetta del campo o al campo corrispondente al primo record (riga).
    Tutti gli altri riferimenti devono essere assoluti.

Un esempio è il seguente :

=A2 >MEDIA($G$2:$G$21)

Qui termina questo breve corso di introduzione ad Excel, per l’utente comune gli argomenti trattati in questo corso sono più che sufficienti per un utilizzo nella vita quotidiana.

Torna alla lezione precendente I Grafici. Per informazioni sul corso leggi l’introduzione

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