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Corso di Execl 2000/2003 – L’Algebra Booleana

Sviluppata nel 1854 dal matematico inglese George Boole è un sistema algebrico costituito da:
–          Un insieme B di cardinalità pari a 2 o superiore su cui è definita una relazione transitiva, riflessiva e simmetrica, detta di uguaglianza

–          Due operatori binari, detti operatori booleani, chiamati somma logica (indicata con il simbolo +), prodotto logico (indicato con il simbolo ·) per cui valgono la proprietà distributiva e commutativa.

–          Due elementi rappresentati mediante i simboli 0 ed 1 (a cui però non è associato alcun significato numerico), detti elementi neutri, che godono delle seguenti proprietà:

Per il valore 0 detto elemento zero,

Per il valore 1 detto elemento unità,

–          Un operatore unario detto complementazione o negazione (indicato con il simbolo ¯ posto sopra l’elemento in esame) per cui vale la proprietà seguente:

, dove x è il complemento di y (e viceversa), percui applicando l’operatore a x otteniamo come risultato y.

Attualmente la quasi totalità dei dispositivi per l’elaborazione dell’informazione utilizza dispositivi che operano su dispositivi i quali possono assumere due distinti stati fisici distinti convenzionalmente chiamati on/off, vero/falso, 0/1 (senza nessun significato numerico), tale grandezza è detta binaria. Risulta facile costruire dispositivi a due stati, ed inoltre l’informazione può essere memorizzata in termini di 0 ed 1.

Ora definiamo l’insieme B dell’algebra booleana come B = {0,1} dove gli elementi dell’insieme rappresentano gli stati fisici costanti 0 ed 1, i quali coincidono con gli elementi neutri 0 ed 1 definiti nel sistema algebrico di Boole.

Gli operatori +, · e ¯ vengono rinominati rispettivamente AND (chiamata anche congiunzione[1] ed indicata con il simbolo ), OR (chiamata anche disgiunzione ed indicata con il simbolo ) e NOT, ad essi sono associate le seguenti tabelle operazionali che ne definiscono il significato :

AND (Congiunzione)

A B

A Ù B

 

A

B

A AND B

0 0

0

FALSO

FALSO

FALSO

0 1

0

FALSO

VERO

FALSO

1 0

0

VERO

FALSO

FALSO

1 1

1

VERO

VERO

VERO

Si può sintetizzare questa tabella asserendo che la congiunzione da come risultato 1 se e solo se tutte le variabili booleane coinvolte sono uguali ad 1.

OR (Disgiunzione)

A B

A Ú B

 

A

B

A OR B

0 0

0

FALSO

FALSO

FALSO

0 1

1

FALSO

VERO

VERO

1 0

1

VERO

FALSO

VERO

1 1

1

VERO

VERO

VERO

Anche in questo caso possiamo sintetizzare questa tabella asserendo che la disgiunzione da come risultato 0 se e solo se tutte le variabili booleane coinvolte sono uguali ad 0.

NOT (Negazione o Complementazione)

A -A   A NOT A
0 1 FALSO VERO
1 0 VERO FALSO

Proprietà degli operatori Logici

Gli operatori logici godono delle seguenti proprietà :

  Proprietà Commutativa

A + B = B + A                                   {A OR B  =  B OR A}

A ּ B =  B ּ A                                              {A AND B  =  B AND A}

  Proprietà Associativa

A + (B + C)  =  (A + B)  +  C           {A  OR (B OR C)  =  (A OR B) OR C}

A ּ (B ּ C)  =  (A ּ B)  ּ  C                       {A  AND (B AND C)  =  (A AND B) AND C}

  Proprietà Distributiva

A ּ (B + C)  =  (A ּ B) + (A ּ C)    {A  AND (B OR C)  =  (A OR B) AND (A OR C)}

A + (B ּ C)  =  (A + B) ּ (A + C)   {A  OR (B AND C)  =  (A AND B) OR (A AND C)}

Legge di Idempotenza

A + A  =  A                                        {A OR A = A}

A  ּ A  =  A                                       {A AND A = A}

Legge di Assorbimento

A + (A ּB) = A                                 {A OR (A AND B) = A}

A ּ (A + B) = A                                {A AND (A OR B)}

Legge di DeMorgan

(A + B) = A ּ B                                {NOT(A OR B)  =  (NOT A) AND (NOT B)}

(A ּ B) = A +ּ B                              {NOT(A AND B)  =  (NOT A) OR (NOT B)}

dove A, B, C sono variabili booleane binarie qualsiasi.

Definiamo ora una funzione booleana come

dove BN è uno spazio binario n-dimensionale formato da tutte le tuple composte da 0 ed 1 di lunghezza minore od uguale ad n.

Questa è solitamente composta da variabili booleane binarie correlate mediante gli operatori definiti precedentemente.

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[1] Il termine è usato prevalentemente in algebra proposizionale

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Corso di Excel 2000/2003 – Creare Formule

  • Definizioni
  • Creazione di formule base
  • Le funzioni
  • Creazione di Formule utilizzando funzioni
  • Inserimento guidato di funzioni
  • Le condizioni
  • Formule in forme di matrice
  • Costanti di Matrice
  • Utilizzo delle formule per la soluzione di problemi reali

Definizioni

Formula. Una Formula è una equazione che analizza alcuni dati presenti nel nostro foglio di lavoro. Una formula può eseguire calcoli e/o combinare valori.

In Excel tutte le formule iniziano con il carattere = (uguale) e sono seguite da operandi ed operatori.

Operandi. Un operando è un valore che viene impiegato nella formula. L’operando può essere una valore costante, un riferimento, un’etichetta, un nome o una funzione.

Operatori. Un operatore è un elemento che relazione deve esistere tra gli operandi, gli operatori disponibili in Excel sono i seguenti:

+ – * / : sono i comuni operatori aritmetici

% : percentuale (es. 20%)

^ : elevamento a potenza (es. 3^2)

& : esegua la concatenazione di due stringhe di testo

= > < : operatori di confronto semplici

<> : diverso (risulta vero se i due operandi confrontati sono diversi)

<= e >= : indicano le operazioni di minore o uguale e maggiore o uguale rispettivamente

Ordine di Precedenza. Le formule sono valutate da sinistra a destra seguendo un ordine di precedenza predefinito, con questo termine ci si riferisce ad un ordinamento imposto sugli operatori che stabilisce quali debbano essere eseguiti per primi durante il calcolo di una formula.

L’ordine di precedenza può essere illustrato dalla seguente tabella :

Operatore Descrizione
: (due punti)
, (virgola)
(spazio singolo)
Operatori di riferimento
Operatore di negazione (solo quando viene utilizzato come operatore di negazione)
% Percentuale
^ Elevamento a potenza
* e / Moltiplicazione e Divisione
+ e Somma e sottrazione
& Concatenazione di due stringhe
= < > <= >= <> Operatori di confronto

Tabella 4 – Ordine di precedenza degli operatori

Gli operatori posti prima nella tabella hanno precedenza maggiore.

Per una descrizione dettaglia dell’utilizzo degli operatori è possibile consultare la guida in linea alla voce Creazione di formule e controllo di cartelle di lavoro, Immissione formule, Operatori di calcolo delle formule.

Quando due operatori hanno la stessa precedenza il calcolo della formula avviene da sinistra a destra.

Per fare un esempio se noi scriviamo 3+5*2, prima viene calcolato il valore della moltiplicazione (5*2=10) quindi si procede a calcolare la somma tra questo risultato ed il valore 3, il risultato è 13.

Se si vuole impostare un ordine di precedenza diverso da quello stabilito dal programma si possono  utilizzare le parentesi tonde. Nel caso dell’esempio precedente se noi volessimo calcolare prima la somma 3+5 e quindi moltiplicare per 2 dobbiamo scrivere (3+5)*2.

L’utilizzo delle parentesi ha anche il vantaggio di migliorare la leggibilità della formula.

Funzione.Una funzione è una formula predefinita che esegue dei calcoli usando valori forniti dall’utente (detti argomenti).
La funzione è costituita da:

  • Un nome il quale identifica in modo univoco la funzione
  • Un insieme di argomenti, posti dopo il nome e racchiusi tra parentesi tonde, i quali rappresentano i valori utilizzati dalla funzione per elaborare il suo risultato.
    Gli argomenti possono essere costanti, riferimenti, valore di errore, vettori, funzioni o formule.
    Gli argomenti sono separati l’uno dall’altro mediante l’utilizzo di virgole.

Add-In (Componeti Aggiuntivi). Excel consente di installare nuovi programmi o componenti sviluppati separatamente. Questi hanno solitamente lo scopo di fornire nuove funzioni e nuove caratteristiche al programma.
Perché questi siano disponibili è necessario prima installarli, quindi procedere al loro caricamento, inoltre possono anche installare nuovi pulsanti sulla barre dei pulsanti o nei menù. Visto che molto spesso questi componenti richiedono un quantità considerevole di memoria è consigliabile provvedere a scaricare (unload) quelli non necessari dalla memoria, al fine da evitare che le prestazioni del programma non degenerino.
N.B.: Scaricare un componente dalla memoria non equivale a rimuoverlo dal disco, questo e sempre disponibile per un caricamento immediato qualora se ne riscontrasse la necessità.

Creazione di una Formula

Il primo passo per la creazione di una formula è l’immissione del simbolo = (uguale) nella cella destinata a contenerla; in alternativa è sempre possibile selezionare la cella in questione e premere il pulsante uguale presente nella barra della formula (Figura 17).

Figura 8 - Barra della Formula

Figura 17 - Barra della Formula

In entrambi i casi, appena effettuata l’operazione, Excel provvede a visualizzare una nuova versione della barra della formula (Figura 18) la quale permette di immettere direttamente la formula o attivare la modalità di costruzione guidata.

Il primo caso è solitamente riservato agli utenti più esperti, i quali conosco perfettamente la sintassi della funzione, il secondo è  stato introdotto per facilitare la creazione ai principianti.

È importante notare che posta sotto la barra della formula (Figura 18) compare un’apposita sezione in cui viene visualizzato in anteprima il risultato della formula, questo consente di avere un riscontro immediato alla correttezza del nostro operato.

Figura 9 – Barra della Formula espansa

Figura 18 - Barra delle formula pronta per l'immissione

Per attivare la modalità di costruzione guidata della formula consente di inserire le funzioni che la compongono in modo semplice e guidato.

Per inserire una funzione nella formula è sufficiente selezionare la funzione desiderata dalla lista a discesa posta alla sinistra della barra della formula. Questa presenta una lista delle funzioni più utilizzate e come ultima voce altre funzioni che permette di visualizzare il Finestra di dialogo per incollare funzioni (Figura 19), uno strumento che presenta l’elenco di tutte le funzioni disponibili in Excel. L’utilizzo di questa è molto semplice:

  • Selezionare la categoria di funzioni desiderata nel riquadro di sinistra della finestra.
    Nel caso non si sia in grado di identificare la categoria della funzione desiderata selezionare la voce Tutte, la quale visualizza tutte le funzioni disponibili.
  • Ora selezionare la funzione desiderata dal riquadro di destra della finestra di dialogo.
    È importante notare che nella parte posta sotto i due riquadri di selezione è sempre presente una breve descrizione dell’operazione svolta dalla funzione selezionata; inoltre è possibile ottenere una descrizione dettagliata della funzione premendo il pulsante di aiuto .
  • Infine premere OK per confermare l’immissione della funzione, o Annulla per abbandonare la finestra di dialogo senza immettere alcuna funzione.
Figura 19 – Finestra di dialogo incolla funzioni

È possibile attivare direttamente dal foglio di lavoro la Finestra di dialogo per incollare funzioni (Figura 19), utilizzando i menù (Inserisci->Funzione), sia l’apposito pulsante  presente nella Barra Standard dei pulsanti (Figura 20).

Barra Standard

Figura 20 - Barra Standard

Una volta selezionata la funzione viene visualizza la finestra per l’inserimento degli argomenti della funzione (Figura 21).

Anche in questo caso è possibile inserire direttamente i valori relativi a tali argomenti, oppure utilizzare la composizione guidata.

La finestra di dialogo presenta una descrizione del significato della funzione e dei suoi argomenti; inoltre fornisce sempre un’anteprima relativi ai risultati della formula creata, del contenuto delle celle selezionate e di altri eventuali argomenti.

Figura 21 - Inserimento guidato degli argomenti di una funzione

La composizione guidata consente principalmente di definire i riferimenti alle celle mediante la selezione diretta delle stesse.

Per attivare la selezione diretta è sufficiente seguire i seguenti passi:

  • Premere il pulsante  posto alla destra del campo relativo all’argomento.
    Excel provvederà a sostituire la finestra di dialogo attuale (Figura 21) con la finestra di dialogo per la selezione delle celle (Figura 22).
  • Selezionare nel modo usuale le celle desiderate
    L’intervallo corrispondente verrà visualizzato nella finestra di dialogo attiva (Figura 22)
  • Premere il pulsante , posto alla destra di tale finestra, per confermare l’inserimento delle celle selezionate.
    Excel provvederà a chiudere la finestra di dialogo attuale (Figura 22) e tornare alla visualizzazione della finestra per l’inserimento degli argomenti della funzione (Figura 21).
    Nel caso si voglia annullare l’operazione di inserimento è sufficiente premere il tasto ESC, oppure cancellare il contenuto della finestra di dialogo e confermare l’inserimento.

Figura 22 - Barra per il selezionamento automatico delle celle

Il procedimento è identico per ogni argomento.

Una volta effettuato l’inserimento di tutti i parametri premere OK per confermare l’inserimento o Annulla per chiudere la finestra di dialogo senza apportare modifiche al contenuto della cella.

Per inserire direttamente una formula da tastiera è necessario ricordare le seguenti regole sulla composizione di una formula e di una funzione:

  • Tutte le formule iniziano con il simbolo uguale
  • Una funzione è composta da un nome che la identifica univocamente e da una lista di argomenti.
  • La lista di argomenti è racchiusa all’interno di una coppia di parentesi tonde ( ).
  • Gli argomenti sono separati tra loro dal carattere ; (punto e virgola)
  • Ogni argomento deve essere del tipo corretto.
    In pratica se la sintassi della funzione prevede l’inserimento di un valore numerico, non è consentito inserire un valore testuale e così via.
  • Il numero di argomenti deve corrispondere al numero di argomenti previsto dalla sintassi della funzione.

In sintesi una funzione è così strutturata :

            nomefunzione (argomento1; argomento2; argomento3; argomento4)

Formule in Forma di Matrice

Una formula in forma di matrice può eseguire più calcoli e restituire uno o più risultati. Le formule in forma di matrice agiscono su uno o più insiemi di valori denominati argomenti matrice. È necessario che ciascun argomento matrice sia costituito dallo stesso numero di righe e di colonne. Le formule in forma di matrice vengono create allo stesso modo delle altre formule, con la sola differenza che occorre premere CTRL+MAIUSC+INVIO per immetterle.

Per ottenere un unico risultato può essere necessario effettuare più elaborazioni sugli stessi dati, prendiamo per esempio il calcolo delle ore totali di straordinario svolte da un dipendente in un mese; per calcolare il loro effettivo valore dobbiamo prima calcolare la quantità di straordinario svolta ogni giorno, quindi eseguire la somma di questi tempi.

In forma matematica potremmo scrivere che Somma(ore lavorate – 8), dove 8 è il numero di ore lavorative giornaliere standard.

Se vogliamo trasferire in Excel tale formula doppiamo selezionare la cella in cui calcolare il valore risultante, quindi iniziare ad inserire la funzione somma, come argomento della funzione somma dobbiamo inserire la differenza tra il valore della cella in esame ed il numero di ore lavorative giornaliere, che abbiamo stabilito essere 8.
Per fare questo è sufficiente prima inserire l’intervallo desiderato nel modo comune, quindi aggiunge la notazione –8 al seguito, al fine di ottenere le ore o di straordinario.

A questo punto nella nostra barra della formula (Figura 17) verrà visualizzato =SOMMA(B2:F2-8), dove B2:F2 rappresenta l’intervallo contente le ore lavorative.

Ora se noi premiamo invio, la formula viene inserita nel foglio elettronico e come risultato otteniamo #VALORE!, che è un errore.
Per effettuare l’immissione di tale formula è necessario premere CTRL+MAIUSC+INVIO invece del semplice invio, questo per segnalare ad excel che si tratta di una formula in forma di matrice.

Utilizzando tale tecnica possiamo notare che la barra della formula (Figura 17) contiene la seguente notazione {=SOMMA(B2:F2-8)}, la presenza delle parentesi graffe indica appunto la presenza di una formula in forma di matrice.

È importante notare che se noi andiamo a posizionarci all’interno della barra della formula (Figura 17) per modificare la nostra formula le parentesi graffe scompaiono istantaneamente; queste vengono visualizzate solo dopo che noi abbiamo inserito la formula mediante la pressione di CTRL+MAIUSC+INVIO.

Per calcolare più risultati con una formula in forma di matrice, è necessario selezionare un numero di celle uguale a tra risultato e matrice, per chiarire meglio il concetto illustriamo graficamente il concetto


Se il mio risultato viene sviluppato su una colonna allora dovrò selezionare una colonna ed un numero di righe pari a quelle della matrice, in questo caso 2 (parte con righe diagonali).Se la mia matrice è di tipo 2×3 (parte in con righe verticale) ed il mio risultato viene sviluppato su una riga e più colonne allora per il risultato dovrò selezionare una riga ed un numero di colonne pari a quelle della mia matrice, in questo caso 3 (parte con grata).

Infine nel caso il mio risultato si sviluppi su un’intera matrice questa dovrà avere la stessa dimensione della matrice originale, in questo caso 2×3.

N.B.: Le formule in forma di matrice non sono valide in celle unite.

Inserimento di costanti

In una formula in forma di matrice è possibile inserire direttamente la matrice di valori contenuti nelle celle. La matrice di valori inserita viene denominata costante di matrice e viene in genere utilizzata se non si desidera immettere ciascun valore in una diversa cella del foglio di lavoro. Per creare una costante di matrice, è necessario effettuare le seguenti operazioni:

  • Immettere i valori direttamente nella formula, racchiusi tra parentesi graffe ( { } )
  • Separare i valori appartenenti a colonne differenti con dei punti e virgola (;)
  • Separare i valori appartenenti a righe differenti con delle barre rovesciate (\)

Per esempio data la matrice

4

9

6

56

34

27

VERO

VERO

FALSO

“oggi”

“domani”

“festa”

Questa può essere inserita come costante nel seguente modo :

{4;9;6 \ 56;34;27; \ VERO;VERO;FALSO \ “oggi”; “domani” ; “festa”}

Questa costante di matrice è denominata matrice 4×3 ed è equivalente a un riferimento a 4 righe x 3 colonne all’interno di un foglio elettronico (Figura 23).

Figura 23 - Rappresentazione di una matrice nel foglio di lavoro

I possibili elementi di una costante di matrice sono

  • Numeri, Testo, Valori logici, Valori di errore.
  • I numeri possono essere interi, decimali o in formato scientifico.
  • È possibile utilizzare diversi tipi di valori nella stessa costante di matrice, ad esempio {1;3;4\VERO;FALSO;VERO}.

Le costanti di matrice non possono contenere

  • Il carattere $ (segno di dollaro)
  • Le parentesi
  • Il carattere % (segno di percentuale).
  • Riferimenti di cella.
  • Colonne o righe di lunghezza diversa.
  • Formule o funzioni
La potenzialità dei fogli elettronici è legata alle funzioni fornite, dal mio punto di vista è importate separare nettamente lo studio delle funzioni da quello di Excel. La conoscenza della funzione è legata strettamente a domini scientifici diversi (per esempio il coseno è un funzione di trigonometrica per capirla bisogna studiare trigonometria) che nulla hanno a che vedere con Excel. Chi volesse approfondire il discorso legato alle funzioni può utilizzare l”aiuto di Microsoft che generalmente presenta una buona descrizione della funzione e del suo utilizzo, e ricercare in internet informazioni specifiche, sicuramente più utili che un tutorial su Excel.

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Corso di Excel 2000/2003 – Le Celle

  • Inserimento dei dati
  • Contenuto di una cella
  • Costanti
  • Formule
  • Riferimenti Assoluti e Relativi
  • Copia e Spostamento di Celle
  • Assegnare e Gestire i nomi delle Celle

Il contenuto di una cella

Una cella può contenere fino a 32000 caratteri. In essa possono essere immessi due tipi di valori: costanti e formule. Analizziamo ora questi tipi di valori nel dettaglio:

COSTANTI

I valori costanti includono testo, numero, valori logici, date e valori di errore; generalmente i valori costanti possono essere modificati solo dall’utente. Analizziamo le varie tipologie di costanti.

Tipo Costante Descrizione
Testo Un valore testuale deve iniziare con una lettera, ma può contenere qualunque carattere. Per fare in modo che i numeri inseriti vengano interpretati come testo, occorre digitarli solo dopo aver applicato il formato testo alle celle vuote. Se si sono già digitati i numeri, applicare il formato testo alle celle, fare clic su ciascuna cella, quindi premere F2 e poi INVIOper immettere di nuovo i dati.Se la dimensione del testo inserito è superiore alla larghezza della cella attiva Excel provvede automaticamente ad utilizzare lo spazio della cella contigua per la visualizzazione, nel caso questa sia vuota, in caso contrario il testo non sarà visualizzato completamente a meno che la cella non sia opportunamente ridimensionata.
Numero Un valore numerico può essere composto dai caratteri 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + – ( ) , / $ % . E e.Se un numero eccede la dimensione visiva della cella, Excel visualizza ########, per ottenere una visualizzazione corretta è necessario ridimensionare la cella opportunamente.In Excel i numeri sono memorizzati con una precisione massima di 15 cifre.I valori visualizzabili variano tra 9,99999999999999E307 e -1E-307 (per ulteriori informazioni consultare la guida in linea alla voce Specifiche dei fogli e delle cartelle di lavoro). I numeri negativi sono preceduti dal segno meno o racchiusi tra parentesi.Inserendo il simbolo % dopo un numero la cella assume il formato percentuale.
Data Data ed ora sono memorizzati come numeri. Possono essere visualizzati in molti formati predefiniti in base alle consuetudini e necessità dei vari utenti.Quando un valore di tipo data o ora viene inserito in una cella automaticamente Excel cambia il formato della cella da generale all’appropriato formato.Data ed ora possono essere inseriti insieme all’interno di una singola cella.
Valore Logico Solitamente sono il risultato di una formula che contiene delle funzioni logiche o di una equazione possono assumere il valore VERO (TRUE) o FALSO (FALSE). Generalmente i valori logici non sono della costanti, comunque se il valore viene immesso all’interno di una cella al posto di una formula questa diventa una costante.
Valore di Errore Vengono visualizzati quando Excel incontra dei problemi. Come nel caso dei valori logici sono generalmente il risultato di una formula, ma possono essere inseriti come costanti.Il loro formato è generalmente quello di una stringa preceduta dal carattere # (es.: #N/D – indica che il valore che occorre a una funzione o a una formula non è disponibile)

FORMULE

Una formula calcola il nuovo valore basandosi su dati esistenti. Una formula è costituita da una sequenza di valori costanti, riferimenti a celle, funzioni o operatori. Ogni formula comincia con il carattere = (uguale).

Analizziamo ora gli elementi che compongono una formula.

Componete Descrizione
Riferimento ad una cella Un riferimento identifica una cella o un gruppo di celle all’interno di un foglio di lavoro. Un riferimento indica la cella in cui prelevare il valore utilizzato nella nostra formula.Per definire un riferimento ad una cella si utilizza le righe e le colonne del foglio. Il riferimento alla cella attiva viene visualizzato all’estrema sinistra della barra della formula (vedi Figura 6 – Introduzione – Le barre dei pulsanti)
Operatore Un operatore è un’istruzione che specifica come produrre un nuovo valore da quelli esistenti. Gli operatori disponibili in Excel sono i seguenti:+ – * / : sono i comuni operatori aritmetici% : percentuale (es. 20%)^ : elevamento a potenza (es. 3^2)&: esegua la concatenazione di due stringhe di testo(es. “Come ”&“stai” risulta “Come stai”)= > <: operatori di confronto semplici<>: diverso (risulta vero se i due operandi confrontati sono diversi)<= e >=: indicano le operazioni di minore o uguale e maggiore o uguale                rispettivamente
Funzione Una funzione è una formula predefinita da Excel che prende uno o più valori esegue un’operazione e ritorna uno o più valori.Le funzioni possono essere usate singolarmente o come parti di altre formule.L’utilizzo delle funzioni semplifica l’utilizzo delle formule, inoltre permette di ottenere una rappresentazione più coincisa delle stesse, migliorandone la leggibilità e la comprensibilità; questo risulta particolarmente utile per formule lunghe o complesse.I valori forniti ad una funzione sono chiamati argomenti. I valori restituiti da una funzione vengono chiamati risultati. La sequenza di caratteri e la loro struttura sono chiamati sintassi della funzione.

I riferimenti

I riferimenti alle celle possono essere di due tipi, relativi e assoluti.

Un riferimento relativo indica la posizione di una cella a cui si fa riferimento partendo dalla celle che contiene il riferimento. Esso può essere considerato come un insieme di direzioni che guidano alla cella desiderata. Il riferimento relativo alla cella A1 è visualizzato come A1. Quando si crea una formula, i riferimenti alle celle o agli intervalli si basano di solito sulla posizione di questi rispetto alla cella contenente la formula.

Un riferimento assoluto indica la posizione di una cella utilizzando la sua esatta posizione all’interno del foglio. Un riferimento assoluto è identificato dalla presenza del carattere $ (dollaro) posto prima della componete del riferimento che si desidera specificare in modo assoluto. Il riferimento assoluto alla cella A1 è visualizzato come $A$1.

Le differenze tra i due tipi di riferimento diventano evidenti quando si copia un riferimento.

Utilizziamo l’esempio presentato nella guida in linea di Excel per chiarire in modo semplice ed efficace il concetto.

Quando si copia una formula che utilizza riferimenti relativi, i riferimenti della formula incollata verranno modificati automaticamente per adeguarsi alla nuova posizione della formula.

Se noi selezioniamo la cella B6, contenete il riferimento relativo alla cella A5, in Tabella 1-a e la copiamo nella cella B7, otteniamo come risultato la Tabella 1-b

A

B

5

100

6

200

=A5
7 =A6

a)

A

B

5

100

6

200

=A5
7

b)

Tabella 1

Questo avviene perché il riferimento contenuto nella cella B6 dice ad Excel di andare a cercare il valore nella cella posta “1 cella sopra” ed “ed una cella a sinistra” rispetto a quella contenete il riferimento.

Nel caso di riferimento assoluto il risultato sarebbe quello in Tabella 2.

A

B

5

100

6

200

=$A$5
7 =$A$5

a)

A

B

5

100

6

200

=$A$5
7

b)

Tabella 2

Bisogna infine notare che è possibile utilizzare ibridi, cioè riferimenti che sono parzialmente relativi e parzialmente assoluti. Se noi scriviamo A$1, abbiamo un riferimento relativo per quel riguarda la colonna (A) ed un riferimento assoluto per quel che riguarda la riga (1), viceversa se scriviamo $A1 abbiamo un riferimento assoluto per quel che riguarda la colonna (A) ed un riferimento relativo per quel riguarda la riga (1).

Copiare una o più celle

Nell’esempio precedente abbiamo parlato dell’operazione di copia di una cella. L’operazione di copiatura effettua una copia totale di una cella, cioè copia il contenuto ed il formato della cella selezionata; come in tutti i moderni programmi per windows, la copia dell’oggetto selezionato viene creata nella Clipboard, questo consente all’utente di incollare la cella in qualunque programma windows capace di leggere dati dalla Clipboard. Il discorso fatto può essere generalizzato per più celle.

Analizziamo ora nel dettaglio come viene effettuata tale operazione.

Per copiare una cella si eseguono i seguenti passi:

  1. Selezionare la cella o le celle desiderateQueste ora risultano evidenziate.
  2. Premere il pulsante copia copia ( o utilizzare un metodo di copia alternativo)Si può notare che ora l’area precedentemente evidenziata viene circondata da una linea tratteggiata lampeggiante.
  3. Selezionare la cella posta al vertice superiore sinistra dell’area in cui vanno incollate le celle, o selezionare l’intera area.
  4. Premere il pulsante incolla incolla ( o utilizzare un metodo di incollatura alternativo)Al fine di far scomparire la linea tratteggiata che circonda l’area copiata si può premere il tasto ESC oppure utilizzare un comando

Muovere una o più celle

Operazione speculare della copia è l’operazione di movimento.

Per questa valgono integralmente tutte le considerazioni fatte relativamente all’operazione di copia, l’unica differenza esistente tra le due operazioni è che l’operazione di muovi provvede a cancellare le celle selezionate dalla posizione originale.

Per muovere una cella si eseguono i seguenti passi:

  1. Selezionare la cella o le celle desiderateQueste ora risultano evidenziate.
  2. Premere il pulsante taglia taglia ( o utilizzare un metodo di taglia alternativo)Si può notare che ora l’area precedentemente evidenziata viene circondata da una linea tratteggiata lampeggiante.
  3. Selezionare la cella posta al vertice superiore sinistra dell’area in cui vanno incollate le celle, o selezionare l’intera area.
  4. Premere il pulsante incolla incolla ( o utilizzare un metodo di incollatura alternativo)In questo caso la linea tratteggiata che circondava le celle tagliate, scompare automaticamente poiché tali celle vengono automaticamente cancellate con l’operazione di copiatura.

Assegnare un nome alle celle

Per facilitare la compressione e semplificare l’utilizzo del foglio elettronico è possibile assegnare dei nomi descrittivi alle celle. Se noi abbiamo tre celle utilizzate per calcolare il prezzo di un prodotto, per cui vale C1=A1+B1, possiamo assegnare ad A1 il nome prezzo, a B1 il nome IVA e a C1 il nome totale, in modo da scrivere totale=prezzo+IVA.

Questi nomi possono essere utilizzati in qualunque formula all’interno della nostra cartella di lavoro.

I nomi assegnati alla cella devono rispettare le seguenti regole:

  • Il primo carattere deve essere una lettera
  • La lunghezza di un nome non deve superare i 255 caratteri
  • Non possono essere utilizzati spazi all’interno del nome, sono invece consentiti l’utilizzo del . (punto) e del _ (trattino di sottolineatura)
  • Il nome non deve essere simile a dei riferimenti di cella (es. A$1)

Analizziamo ora nel dettaglio come assegnare un nome alle celle

  1. Selezionare le celle a cui si desidera assegnare un nome
  2. Scegliere la voce Inserisci->Nome->Definiscidai menù a tendinaViene visualizzata la finestra di dialogo in Figura 12.
  3. Digitare nel campo Nomi della cartella di lavoro il nome che si desidera assegnare alle celle.
  4. Verificare la correttezza dei riferimenti nel campo Riferito a, posto nella parte inferiore della finestra; nel caso questi non siano corretti inserire manualmente i riferimenti oppure premere il pulsante , posto alla destra del campo e selezione le celle desiderate.
  5. Premere il pulsante Aggiungi per aggiungere il nuovo nome all’elenco dei nomi presenti nella cartella di lavoro.Volendo è possibile proseguire le operazioni di inserimento dei nomi, iterando a piacere il procedimento precedente
  6. Quindi premere OK per chiudere la finestra di dialogo.
Finestra di Dialogo

Figura 12 – Finestra di Dialogo per la gestione dei nomi associati alle celle

Se i nomi da assegnare ad una riga o ad una colonna sono contenuti in una delle righe o colonne adiacenti è possibile utilizzare un metodo più veloce per definire i nomi associati alle celle.

  1. Selezionare le celle a cui si desidera assegnare un nome e la colonna o la riga contenente i nomi.
  2. Scegliere la voce Inserisci->Nome->Creadai menù a tendinaViene visualizzata la finestra di dialogo in Figura 13.
  3. Selezionare la riga o la colonna in cui si trovano nomi (generalmente viene impostata automaticamente dal programma).
  4. Premere il pulsante OK.
crea nomi

Figura 13 - Finestra di Dialogo per la creazione dei nomi delle celle a partire dal contenuto di celle adiacenti

Nel caso in cui siano selezionate contemporaneamente Riga superiore e Colonna sinistra Excel prende come nome quello contenuto nella cella in alto a sinistra.

Modificare e Cancellare i nomi di una cella

Per cancellare il nome di una o più celle è sufficiente attivare la finestra di dialogo per la gestione dei nomi associati alle celle (Figura 12), selezionando Inserisci->Nome->Definisci dal menù, quindi selezionare il nome che si desidera rimuovere dall’elenco presentato, quindi premere il pulsante Elimina.

Per modificare un nome si visualizza la finestra di dialogo per la gestione dei nomi associati alle celle (Figura 12), selezionando Inserisci->Nome->Definisci, quindi modificare il nome o i riferimenti a piacimento, terminate tali operazioni si preme il pulsante aggiungi quindi, nel caso siano state effettuate modifiche al nome, si provvede a rimuovere la vecchia voce.

Per incollare il nome di una

In entrambi i casi premere OK per chiudere la finestra di dialogo.

Utilizzare il nome di una cella in una formula

Il modo più veloce per utilizzare il nome di una cella all’interno di una formula è quello di incollarlo direttamente utilizzando l’apposita finestra di dialogo.

La procedura da seguire è la seguente:

  1. Selezionare il punto della formula in cui si desidera inserire l’elemento.
  2. Selezionare dal menu Inserisci->Nome->Incolla (o premere F3)
  3. Selezionare il nome della lista e premere OK.

Creare una serie di dati

Excel è in grado di creare serie di dati di vario tipo quali  numeri, date, testi o ibridi.

Per creare una serie di dati si utilizza il comando Modifica->Riempimento->Serie, il quale attiva la finestra di dialogo in Figura 14.

Creazione Serie

Figura 14 - Finestra di Dialogo per la creazione di serie di dati

Excel consente di creare quattro tipi di serie di dati differenti, analizziamole nel dettaglio:

Tipo di Serie Descrizione
Lineare Crea una serie composta da valori originati sommando o sottraendo una costante prefissata
Esponenziale Crea una serie composta da valori originati moltiplicando una costante prefissata
Data Crea una serie composta da valori originati incrementando di una quantità prefissata (giorno, giorno feriale, mese o anno) una data iniziale
Riempimento automatico Esegue un incremento logico della serie (es. a1, a2, a3, a4 …)

Tabella 3

Per creare una serie è necessario seguire i seguenti passi:

  1. Inserire nella cella desiderata il primo numero che la compone
  2. Selezionare le celle che saranno coinvolte nella serie
  3. Selezionare dal menù la voce Modifica->Riempimento->SerieVerrà visualizzatala Finestra di dialogo in Figura 14
  4.  Impostare i dati relativi alla serie
  5. Premere OK per confermare la creazione della serie.

Al punto 4 abbiamo fatto riferimento all’impostazione dei dati relativi alla serie, esaminiamo ora nel dettaglio gli elementi presenti in finestra per capire come impostare tali dati.

Esaminando la finestra il primo riquadro che incontriamo, partendo dal vertice superiore sinistro, è il riquadro Serie in, in cui dobbiamo stabilire se la nostra serie si svilupperà in righe o colonne (generalmente Excel presenta già impostata la scelta adatta in base alla nostra selezione).

Alla destra di questa troviamo il riquadro Tipo in cui possiamo impostare il tipo di serie (per la descrizione dettagliata vedi la Tabella 3).

Al fianco di questo troviamo infine il riquadro Unità di data, questo riquadro è attivo solo nel caso sia stato selezionato nella sezione tipo la voce data, è permette di scegliere il tipo di incremento da associare alla nostra serie.

Posto subito sotto il riquadro Serie in, troviamo un check box relativo alla voce Tendenza, l’attivazione di tale voce indica ad Excel di calcolare una Linea Ottimale (per serie lineari) o una Curva Geometrica (per serie esponenziali); la tendenza non è valida per gli altri tipi di serie.

I valori di incremento della tendenza vengono calcolati in base ai valori esistenti nella parte superiore o sinistra della selezione.

Quando è attivata tale voce i valori relativi all’incremento ed al limite sono disabilitatati, excel genera una serie tale da riempire tutte le celle selezionate.

Infine troviamo due campi dove inserire il Valore di incremento ed il Valore limite.

Il Valore di incremento rappresenta la costante che deve essere utilizzata per incrementare la serie.

Il Valore limite rappresenta il massimo valore che la serie può assumere.

Definire il formato di una cella

Con il termine formato ci riferiamo a tutti quelle componendi della cella che contribuiscono a definirne l’aspetto.

Per ogni cella, o gruppo di celle, è possibile impostare caratteristiche relative a:

  • Modalità di rappresentazione degli elementi contenuti nelle celle
  • Allineamento del testo all’interno di una celle
  • Formato del carattere utilizzato (Tipo di carattere, Stile, Dimensione, Effetti, Colore)
  • Formato del bordo (Colore, Stile del tratto)
  • Formato dell’ombreggiatura (Colore, Motivo di riempimento)
  • Protezione (Impedire le modifiche al formato di una cella o la visualizzazione delle formule)

Excel consente di impostare singolarmente ognuna delle caratteristiche precedenti, mediante gli appositi comandi presenti nei menù a tendina o associati ai pulsanti della barra di formattazione.

Inoltre è possibile gestire a livello globale il formato della cella visualizzando la finestra di dialogo per la definizione del formato delle celle (Figura 15) attivabile dal menù dipendente dal contesto associato ad ogni cella.

Quando viene creato un nuovo foglio di lavoro ad ogni cella è associato un formato standard predefinito, costituito da un formato generale per la rappresentazione dei numeri, testo nero su sfondo bianco, nessun bordo o ombreggiatura.

Analizziamo ora nel dettaglio le caratteristiche di formattazione

Come impostare il formato di rappresentazione dei valori all’interno di una cella

Per impostare il formato di rappresentazione dei numeri bisogna accedere al finestra di dialogo per la definizione del formato delle celle (Figura 15), questo può avvenire mediante i menù a tendina (Formato->Celle), mediante i menù dipendenti da contesto, selezionando la voce Formato Celle… oppure utilizzando la combinazione di tasti di scelta rapida CTRL+1.

Una volta attivata la finestra può essere necessario selezionare l’etichetta Numero al fine di visualizzare la sezione desiderata.

Figura 15 - Finestra di Dialogo per la definizione del formato delle celle

La finestra è strutturata in modo da presentare un elenco di categorie predefinite più l’opzione per la personalizzazione del formato.

Per creare un formato personalizzato (o modificarne uno esistente) si eseguono i seguenti passi.

  1. Si seleziona la voce Personalizzato nel riquadro Categoria
  2. Si introduce la descrizione dei formato mediante gli appositi codici (vedi sezione a pagina Errore. Il segnalibro non è definito.) nel campo Tipo.
  3. Si preme il pulsante OK

Excel consente di specificare il formato relativo a :

  • Rappresentazione dei numeri positivi
  • Rappresentazione dei numeri negativi
  • Rappresentazione del valore 0
  • Rappresentazione dei testi

Ognuna delle sezioni precedenti è separata dalle altre mediante il carattere ; (punto e virgola), se non si vuole definire un tipo di rappresentazione è sufficiente inserire semplicemente il carattere ; .

Inoltre è possibile specificare una sola sezione, in tal caso tutti i numeri utilizzano un unico formato, o due sezioni, in tal caso la prima è utilizzata per i numeri positivi, e la seconda per i numeri negati.

Di seguito presentiamo un esempio di specifica di formato

_-* #.##0,00_- ; -* #.##0,00_- ; _-* “-“??_- ; _-@_-

Il cui significato è interpretato nel seguente modo

Rappresentazione di un numero positivo Rappresentazione di un numero negativo Rappresentazione del valore 0 Rappresentazione del testo
_-* #.##0,00_- -* #.##0,00_- _-* “-“??_- _-@_-

Per ottenere informazioni sul significato dei simboli utilizzati è possibile consultare l’aiuto in linea (Formattazione dei fogli di lavoro, Formattazione di numeri date ed ore, Creazione di Formati numeri personalizzati).

Come impostare l’allineamento di una cella

Per impostare l’allineamento il modo più semplice ed immediato è utilizzare i pulsanti relativi all’allineamento allineamento a sinistraallineamento al centroallineamento a destra presenti nella barra di formattazione (Figura 16). Ricordiamo che è sufficiente soffermarsi per qualche secondo sopra un pulsante perché venga visualizzato il suggerimento che spiega la funzionalità ad esso associata.

Per ottenere un controllo totale sul testo, in modo poter determinare oltre all’allineamento orizzontale classico, l’allineamento verticale, l’orientamento e lo stile in base alla cella, è invece necessario attivare la finestra dialogo relativa (Figura 15) e selezionare l’etichetta Allineamento.

Figura 7 – Barra di formattazione

Figura 16 – Barra di formattazione

L’orientamento della testo può essere specificato o mediante l’utilizzo dell’apposita finestra o mediante l’inserimento diretto del valore dell’angolo di inclinazione in gradi.

Come impostare il carattere associato ad una cella

Le impostazioni relative al carattere di una cella sono molteplici.

Per prima cosa è possibile impostare il tipo di carattere utilizzato, i caratteri disponibili tra cui scegliere sono quelli installati in Windows, di conseguenze il loro numero è virtualmente illimitato.

Anche in questo caso il modo più veloce ed immediato per selezionare il tipo di carattere è utilizzare l’apposita lista a discesa presenta nella Barra di formattazione (Figura 16).

A fianco alla lista dei caratteri troviamo un altro campo che permette di specificare la dimensione in punti del carattere (detto anche font).

Una volta definito il carattere è possibile associarvi uno o più stili (Grassetto, Corsivo, Sottolineato), sempre utilizzando gli appositi pulsanti grassettoCS presenti nella Barra di formattazione (Figura 16).

L’ultima caratteristica associabile al carattere mediantela Barradi formattazione (Figura 16) è il  colore. Il pulsante associato  è strutturato in modo da applicare il colore attualmente selezionato o di presentare una tabella da cui scegliere il colore desiderato; per visualizzare questa tabella è sufficiente premere la freccia posta sul lato destro del pulsante.

Come nel caso dell’allineamento è possibile definire le caratteristiche utilizzando la finestra dialogo per la formattazione delle celle (Figura 15) e selezionando l’etichetta Carattere; qui è possibile gestire tutte le caratteristiche precedentemente citate, sono inoltre presenti una serie di caratteristiche aggiuntive che offrono un maggiore possibilità di personalizzazione del carattere.

È importante notare che la finestra che mostra l’anteprima, aggiornata in tempo reale, dell’aspetto del carattere.

Come impostare il bordo di una cella

Ad ogni cella può essere associato un bordo definibile dall’utente al fine di evidenziare determinate informazioni presenti nel foglio.

Per definire il bordo di una cella si può utilizzare, come nei casi precedenti, l’apposito pulsante  presente sulla Barra di formattazione (Figura 16). La sua funzionalità è identica a quella del pulsante per la selezione dei colori, quando viene premuto applica il bordo attualmente selezionato, la pressione della freccia posta sul lato destro del pulsante provoca l visualizzazione di una finestra che consente di scegliere il tipo di bordo da applicare.

Per accedere alle caratteristiche di stile e colore del bordo è necessario utilizzare la finestra dialogo per la formattazione delle celle (Figura 15) selezionando l’etichetta Bordo; come nel caso precedente è presente una finestra di anteprima.

Come impostare l’ombreggiatura di una cella

L’impostazione dell’ombreggiatura di una cella avviene in modo identico all’impostazione del suo bordo, utilizzando il pulsante  posto sulla Barra di formattazione (Figura 16) si può impostare il colore di sfondo della cella; per accedere alle caratteristiche più avanzate è necessario utilizzare la finestra dialogo per la formattazione delle celle (Figura 15) selezionando l’etichetta Motivo.

La finestra consente di impostare oltre al colore di sfondo della cella, anche il motivo di riempimento da associare alla cella e il colore di tale motivo.

Come sempre è presente una riquadro in cui viene visualizzata l’anteprima aggiornata in tempo reale dello schema di riempimento definito.

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Corso Excel 2003 – Il foglio elettronico

Gli argomenti trattati in questa sezione sono:

  • Il Foglio Elettronico
  • L’interfaccia di Excel
  • La forma del puntatore del mouse
  • Creazione, Salvataggio ed Apertura di un foglio elettronico
  • Selezione di una o più celle
  • La cartella di lavoro
  • Operazioni sui Fogli di Lavoro
  • L’interfaccia nel dettaglio
  • Ottenere più viste di una stessa Cartella di Lavoro
  • Ottenere aiuto

Il Foglio Elettronico

Un foglio elettronico (o foglio di calcolo) è uno strumento che consente di gestire in modo automatico calcoli su dati, inoltre è possibile archiviarli, analizzarli, creare rappresentazioni grafiche, , per maggiore informazioni potete ricorre al link su wikipedia. E’ bene precisare subito che nel caso in cui si desideri creare un archivio dei propri dati un foglio elettronico non è tuttavia lo strumento adatto, in questo caso è consigliabile utilizzare un gestore di basi di dati (database).

Concentriamoci ora su Excel.

Introduzione

MS Excel è un foglio elettronico integrato, disponibile per PC dotati dei sistemi operativi Windows e Mac-OS, che ingloba funzioni per la creazione di grafici e per la gestione di DataBase.

Una volta lanciato Excel, viene una finestra in cui la parte superiore è costituita da una serie di barre di pulsanti, ed una parte inferiore costituita dal foglio elettronico vero e proprio.

I pulsanti posti sulle barre consentono l’accesso alle funzioni principali relative al programma, ad ogni pulsante è associato un tooltip (suggerimento) il quale contiene le informazioni relative all’operazione associata allo stesso e viene visualizzato quando l’utente si sofferma con il puntatore del mouse su questo per un periodo di tempo sufficiente (solitamente tra i 3 ed i 5 secondi).

Le operazioni sono solitamente accessibili anche mediante il menu a tendina presenti subito sotto la barra del titolo, i quali contengono tutte le operazioni eseguibili sul nostro foglio elettronico, e mediante i menù dipendenti da contesto, questi vengono visualizzati quando si preme il pulsante destro del mouse (il loro contenuto dipende dall’oggetto puntato dal mouse al momento della pressione).

Excel - Menu File

Figura 1

Il menù di Excel sono caratterizzati dall’utilizzo di menù ridotti (vedi Figura 1). Questi presentano un sottogruppo ristretto delle opzioni disponibili per ogni voce e sono caratterizzati dalla presenza di una doppia freccia posta sul fondo (vedi l’elemento cerchiato in rosso in Figura 1) la quale consente di visualizzare le opzioni restanti (vedi  Figura 2), premendola o soffermandosi per un certo numero di secondi su di essa (nello stesso modo in cui vengono visualizzati i suggerimenti associati ai pulsanti).

Le voci presentate sono generalmente quelle più utilizzate e possono variare durante il lavoro, infatti se utilizziamo una voce del menù questa viene automaticamente aggiunta a quelle da visualizzare immediatamente.

I menù sono inoltre caratterizzate da vari elementi, le voci attive (vedi l’elemento cerchiato in viola in Figura 1) rappresentano le operazioni che è possibile eseguire, le voci passive, caratterizzate da un effetto bassorilievo (vedi l’elemento cerchiato in verde in Figura 1), sono operazioni disponibile per il menù in esame, ma non attive per l’oggetto attualmente selezionato (sia esso un foglio elettronico, un testo, un immagine ecc..).

Bisogna infine notare che al fianco di alcune voci di menù è presente un’icona, questo indica che è disponibile un pulsante associato

Excel - Menu File (voce disattiva)

Figura 2

In Figura 2 viene presentato un menù completo, cioè quello visualizzato dopo la pressione della doppia freccia.

Possiamo notare che le voci aggiuntive visualizzate in esso (vedi l’elemento cerchiato in rosso in Figura 2) presentano una effetto di “infossamento” rispetto alle altre, anche per queste voci vale il discorso fatto relativamente alle voci attive e passive di un menù.

La forma del puntatore del mouse varia a seconda della posizione in cui si trova, le forme possibili sono generalmente 4 :

  • Croce puntatore a croce
  • I-Intermittentepuntatore I Intermittente
  • Frecciapuntatore a freccia
  • Punto di Inserimentopuntatore per inserimento
  • Doppia Freccia di Ridimensionamento    puntatore per ridiemensionamento orizzontale  o puntatore per ridiemensionamento verticale

 

Il mouse assume la forma di una croce quando si trova all’interno del foglio di calcolo ed indica che è possibile selezionare una cella od una gruppo di celle.

La forma di I-Intermittente viene visualizzata quando ci si trova in corrispondenza della barre della formule. Quando viene premuto il pulsante sinistro del mouse il punto di inserimento viene spostato in corrispondenza della posizione del puntatore.

La forma di freccia è visualizzata quando ci troviamo in prossimità delle barre dei pulsanti, dei menù o di altre componenti della finestra (in pratica all’esterno degli elementi direttamente collegati al foglio elettronico)

Il punto di inserimento indica la posizione in cui si trova il cursore ed in cui è possibile scrivere, non è propriamente associata al puntatore del mouse.

La Doppia Freccia di  Ridimensionamento viene visualizzata quando ci si trova in prossimità della linea che separa due righe o due colonne nei righelli posto al margine del nostro foglio elettronico e consente di ridimensionare la riga o la colonna relative.

Organizzazione del Foglio di Lavoro

Il foglio di lavoro di excel è una griglia utilizzata per elencare, organizzare ed elaborare gruppi di dati. La griglia è costituita da una serie colonne etichettate alfabeticamente da sinistra a destra e da una serie di righe etichettate mediante un numero progressivo dall’alto verso il basso. Le colonne sono etichettate da A a Z, proseguendo da AA a AZ e così via (per un massimo di 256 colonne), le righe sono numerate da1 a65.536.

Una cella (componente base del foglio elettronico) è costituita dall’intersezione di una riga ed una colonna ed identificata univocamente dalle coordinate di queste.

Selezione di una o più celle

Per immettere un valore all’interno di una cella è necessaria che questa sia attiva. Una cella attiva è caratterizzata da un bordo più spesso in grassetto; quando noi apriamo un foglio è attiva la cella A1.

Per impostare una cella come attiva è sufficiente posizionarsi con il puntatore del mouse e premere il pulsante sinistro del mouse.

Per selezionare un  gruppo di celle contigue si seleziona la cella iniziale, si preme il pulsante sinistro del mouse, si evidenziano le celle desiderate e quindi si rilascia il pulsante del mouse.

Per selezionare una riga è sufficiente posizionarsi in corrispondenza della etichetta che la identifica  e premere il pulsante sinistro del mouse; per selezionare più righe è sufficiente posizionarsi sull’etichetta corrispondente alla prima riga, quindi tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse evidenziare le righe desiderate, terminata la selezione è sufficiente rilasciare il pulsante sinistro del mouse.

Discorso analogo vale per la selezione di una o più colonne.

Per selezionare un intero foglio è sufficiente posizionarsi all’intersezione tra le linee e colonne relative alle etichette e premere il pulsante sinistro del mouse.

Infine per selezionare più celle non contigue e sufficiente tenere premuto il tasto CTRL (Control) e selezionare le celle desiderate usando i metodi descritti precedentemente.

Per muoversi all’interno di uno o più gruppi di celle selezionate possono essere utilizzati una serie di combinazione di tasti

RETURN                  Consente di posizionarsi sulla cella inferiore

SHIFT+ RETURN   Consente di posizionarsi sulla cella superiore

TAB                           Consente di posizionarsi sulla cella a destra

SHIFT+TAB             Consente di posizionarsi sulla cella a sinistra


La cartella di lavoro (Workbook)

La cartella di lavoro è il documento su cui noi lavoriamo normalmente quando utilizziamo Excel, questo è costituito dall’insieme dei fogli elettronici attivi su cui stiamo lavorando. Per analogia può essere visto come il raccoglitore che contiene i fogli che utilizziamo per fare dei calcoli.

Elenco Schede
Figura 3

Ogni foglio è identificato univocamente mediante un nome, questo è riportato sulla Scheda di Foglio, posta sul fondo del foglio (Figura 3); i fogli contenuti possono essere di diversi tipi, il foglio elettronico classico (spreadsheet), un grafico (chart sheet) o un foglio di macro (macro sheet).

Quando viene creato una nuova cartella di lavoro (in Excel 2000) questa contiene tre fogli elettronici vuoti chiamati foglio1, foglio2, foglio3.

Quando il numero di fogli all’interno della nostra cartella di lavoro cresce, è possibile che non tutte le Schede Foglio siano visibili, per scorrere tra l’elenco di foglio disponibili è possibile utilizzare le frecce poste alla sinistra delle Schede Foglio, che consentono di muoversi tra i vari fogli.

Il significato delle frecce è il seguente

Freccia Significato
 |< Posiziona all’inizio dell’elenco dei fogli
 < Scorri a sinistra di un foglio
 > Scorri a destra di un foglio
 >| Posiziona alla fine dell’elenco dei fogli

Rinominare un foglio

Per cambiare il nome di un foglio esistono varie procedure, la più semplice consiste nel effettuare un doppio click con il pulsante , in alternativa è sufficiente selezionare il foglio che si desidera rinominare e selezionare la voce Rinomina, dal sotto-menu Foglio del menu Formato (in seguito utilizzeremo la seguente notazione per indicare le voci dei menù Formato->Foglio->Rinomina), infine è sempre possibile utilizzare i menù dipendenti da contesto, è infatti sufficiente posizionarsi sulla Scheda di foglio relativa e premere il pulsante destro del mouse, quindi selezionare la voce Rinomina dal menu visualizzato.

Tutti è tre i metodi sono equivalenti, la scelta di uno particolare dipende dai gusti dell’utente, personalmente consiglio sempre l’utilizzo dei menù dipendenti da contesto, in quanto garantiscono sempre la massima immediatezza e facilità d’uso.

Cambiare la posizione di un foglio all’interno di una cartella di lavoro

Per modifica la posizione di un foglio all’interno di una cartella di lavoro è sufficiente effettuare una operazione di Drag & Drop (Trascina e Rilascia) del foglio.
Per prima cosa bisogna posizionarsi sulla Scheda di foglio del foglio desiderato con il puntatore del mouse, quindi tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, ci si muove lateralmente fino ad trovare la posizione desiderate per il nostro foglio, infine si rilascia il pulsante del mouse e l’operazione è eseguita. Possiamo notare che, quando teniamo premuto il pulsante sinistro del mouse, appare una freccia nera sopra le Schede di foglio la quale indica la posizione attuale del foglio all’interno della Cartella di Lavoro.

Spostare o Copiare un foglio tra due Cartelle di Lavoro

È possibile spostare fogli tra cartelle diverse, per effettuare tali operazioni, è sufficiente rendere attivo il foglio che si desidera copiare, selezionare la voce Modifica->Sposta o Copia foglio … dal menù.

In alternativa è possibile utilizzare la stessa voce dal menù dipendente da contesto visualizzato in corrispondenza della Scheda di foglio.

Finestra di dialogo Sposta-Copia foglio

Figura 4

L’attivazione di tale comando porta alla visualizzazione della finestra di dialogo in Figura 4.

Nella parte superiore, sotto la voce Alla cartella: questa presenta un elenco delle cartelle aperte in Excel, più la voce nuova cartella) da cui è possibile selezionare la cartella in cui si desidera muovere o copiare il foglio.

Nella parte centrale della finestra di dialogo, sotto la voce Prima del foglio:, compare un elenco dei fogli contenuti nella cartella selezionata, più la voce sposta alla fine, qui dobbiamo selezionare il foglio prima di cui dobbiamo inserire quello in fase di copiatura (o di spostamento).

Infine nella parte inferiore è presente la voce Crea una copia, attivabile mediante check box, questa consente di stabilire se creare un copia del nostro foglio (nel caso la voce sia attiva) oppure spostarlo (nel caso la voce sia disattiva).

Impostate le nostre preferenze è sufficiente premere il pulsante OK per rendere effettiva la nostra operazione, nel caso decidiamo invece di non effettuare nessuna copia o spostamento possiamo utilizzare il pulsante Annulla.

N.B.: è possibile spostare i fogli solo tra le cartelle attualmente aperte.


I menù a tendina

Come detto in precedenza i menù a tendina (detti anche a discesa) (Figura 5) consentono di accedere a tutte le operazioni eseguibili sul foglio elettronico, esaminiamo ora nel dettaglio le voci principali presenti.

menu a discesa

figura 5

VOCE DESCRIZIONE

File

Creazione, apertura, salvataggio, Stampa di documenti e uscita da Excel
Modifica Operazioni di Copia, Taglia, Incolla, Operazioni di Annulla e Ripeti, Operazioni di Ricerca e Sostituzione di elementi
Visualizza Modifica la modalità di visualizzazione dei componenti e Selezione delle Barre di Pulsanti da Visualizzare
Inserisci Inserimento di elementi (celle, righe, colonne, fogli, oggetti, ecc..)
Formato Definizione del formato dei vari elementi della Cartella di Lavoro, consente la definizione degli Stili
Strumenti Collezione di Strumenti per l’analisi (Controllo ortografico, ecc…) e la personalizzazione del programma (Opzioni, ecc…)
Dati Esecuzione di operazioni relative a basi di dati o di riorganizzazione dei dati
Finestra Gestione delle finestre attive in Excel
? (Aiuto) Visualizzazione delle informazioni di aiuto, attivazione dell’Assistente


Le barre dei pulsanti

Le barre dei pulsanti sono il metodo più veloce ed immediato per l’esecuzione di un comando, queste possono contenere un numero arbitrario di pulsanti e sono totalmente personalizzabili (strumenti->personalizza). Analizziamo ora i principali pulsanti presenti.

La prima barra che generalmente  è la seguente :

Barra Standard

Figura 6 - Barra Standard

Di seguito descriviamo nel dettaglio le funzionalità associate ad ogni pulsante

Icona

Tasti Scelta Rapida Descrizione

Operazioni Comuni ai vari programmi di MS Office 2000

 nuovo CTRL – N Apre una nuova cartella di lavoro
 apri CTRL – F12 Apre una cartella di lavoro
 salva SHIFT – F12 Salva la cartella di lavoro attiva
 stampa CTRL-SHIFT-F12 Stampa il documento attivo
 anteprima di stampa Presenta un anteprima del risultato della stampa del documento
 controllo ortografico F7 Esegue il controllo ortografico del testo presente nel documento
 taglia CTRL-X Taglia l’oggetto selezionato
 copia CTLR-C Copia l’oggetto selezionato
 incolla CTRL-V Incolla l’ultimo oggetto copiato
 copia formato Copia il formato di una cella
 annulla CTRL-Z Annulla l’ultima operazione eseguita, la freccia posta alla destra indica la possibilità di visualizzare l’elenco delle ultime operazioni eseguite ed annullarne più di una.
 ripeti CTRL-Y Ripeti l’ultima operazione annullata, la freccia posta alla destra indica la possibilità di visualizzare l’elenco delle ultime operazioni annullate e rieseguirne  più di una.
Operazioni specifiche di Excel 2000
 hyperlink CTRL-K Inserisci un collegamento ipertestuale
 somma ALT-= Inserisce una sommatoria automatica nella cella attiva
 funzione Inserisce una funzione nella cella attiva
 ordina cresente Imponi un ordinamento crescente dei dati sulle celle attive
 ordina decresente Imponi un ordinamento decrescente dei dati sulle celle attive
 grafico Visualizza la finestra di dialogo relativa alla Creazione guidata di un grafico
 disegna Attiva la modalità disegno
 dimensione Consente di selezionare l’ingrandimento del foglio, consentendo inoltre di visualizzare una parte più estesa del foglio
 help F1 Richiama la guida in linea di MS EXCEL

La seconda barra contiene generalmente le operazioni per la definizione del formato delle celle

Figura 7 – Barra di formattazione
Figura 7 – Barra di formattazione

Analogamente a quanto fatto in precedenza descriviamo nel dettaglio le funzionalità associate ad ogni pulsante.

All’estrema destra del barra troviamo le caselle di riepilogo a discesa utilizzate per selezionare il tipo di carattere (font) relativo nella cella attiva e per selezionare la dimensione di tale carattere.

Icona

Tasti Scelta Rapida Descrizione

Operazioni Comuni ai vari programmi di MS Office 2000

 grassetto CTRL – G Imposta il grassetto
 C CTRL – C Imposta il corsivo
 S CTRL – S Imposta il sottolineato
 allineamento a sinistra Imposta l’allineamento a sinistra
 allineamento al centro Imposta l’allineamento centrato
 allineamento a destra Imposta l’allineamento a destra
Operazioni specifiche di Excel 2000
 unisci e centra Unisce le celle selezionate e imposta l’allineamento centrato
  CTRL+SHIFT+$ Imposta lo stile valuta
 € Imposta lo stile euro
 % CTRL+SHIFT+% Imposta lo stile percentuale

000

Imposta lo stile separatore
 + ,000 Aumenta il numero di decimali
 - ,000 Diminuisci il numero di decimali

Operazioni Comuni ai vari programmi di MS Office 2000

  Riduci il rientro
  Aumenta il rientro del testo
  Imposta il bordo di una cella
  Imposta lo sfondo di una cella
  Imposta il colore del carattere

Infine troviamo la barra della formula (Figura 8) posta appena sopra il nostro foglio di lavoro.

Figura 8 - Barra della Formula

Figura 8 - Barra della Formula

Questa è suddivisa in tre aree logicamente distinte; la prima, posta all’estrema sinistra, indica la cella (o l’insieme di celle) attualmente attiva(e).

L’area centrale contiene tre pulsanti i quali servono a :

 annulla Annullare l’immissione della formula, chiudere la finestra della formula e ritorna alla cella attiva
 conferma Immette la formula visualizzata nella barra della formula nella cella attiva.
 formula Visualizza la finestra della formula al fine di facilitare la definizione di una formula.

Nell’area all’estrema destra troviamo infine la barra della formula, questa contiene il valore costante o la formula relativa alla cella attiva.

Figura 9 – Barra della Formula espansa

Figura 9 – Barra della Formula espansa

Per maggiori informazioni relative ai tasti di scelta rapida è possibile consultare la manualistica fornita con il programma, in particolare, Excel Guida Utente 1 alla voce Tasti di scelta rapida. Va infine notato che quando ad un comando è associato una combinazione di tasti di scelta rapida questa viene visualizzata al suo fianco nei menù relativi.

N.B.: Soffermandosi con il puntatore del mouse sul pulsante per qualche istante, viene visualizzato automaticamente la descrizione del suo funzionamento (tooltip o suggerimento).

Ottenere più Viste di una Cartella di Lavoro

Ogni documento è visibile all’interno di una finestra. Excel offre la possibilità di creare più finestre che visualizzino la stessa Cartella di Lavoro oltre alla possibilità di visualizzare più documenti in finestre diverse contemporaneamente.

Per visualizzare la stessa Cartella di Lavoro in due finestre differenti si adotta il seguente procedimento:

  1. Si rende attivala Finestradi Lavoro di cui si desidera ottenere più di una visualizzazione
  2. Si seleziona la voce Nuova Finestra dal menù Finestra (Finestra->Nuova Finestra)
    Excel crea una nuova finestra identica all’originale, ma caratterizzata dalla presenza del carattere : e di un numero progressivo posti in coda al nome della cartella aperta (Figura 10).
Finestra di una Cartella di Lavoro

Figura 10 - Seconda Finestra di una Cartella di Lavoro (particolare)

La finestra così ottenuta può essere resa attiva, e modifica a piacere secondo le modalità consuete.

N.B.: Il contenuto della cartella rimane sempre identico, ogni modifica apportata ad una finestra viene riportata anche nell’altra.

Excel offre anche la possibilità di dividere una finestra in più parti.

Per effettuare la divisone di una finestra si adotta il seguente procedimento

  1. Si seleziona la casella che costituirà il fulcro della divisione
  2. Si seleziona la voce Dividi dal menù Finestra (Finestra->Dividi)
    Excel divide la finestra in due o quattro parti a seconda della posizione della cella selezionata.
    Se questa è relativa alla cella A1 si ottiene una divisione in 4 della nostra finestra.
    Se relativa alla prima riga (1) o alla prima colonna (A) otteniamo una divisione in due (verticale nel primo caso, orizzontale nel secondo) della nostra finestra, dove la prima cella della parte inferiore o di destra corrisponde alla prima cella visualizzata nella divisione appena creata
    Se la cella è posta in un’altra posizione allora otteniamo un divisione in quattro della nostra finestra dove la cella selezionata è usata come centro della divisione.

La barra di divisione può essere mossa a piacere, in modo ridimensionare le viste a seconda delle esigenze.

Per rimuovere la divisione è sufficiente selezionare la voce Rimuovi divisione dal menù Finestra (Finestra->Rimuovi divisione), oppure eseguendo un doppio click sulla barra di divisione che si desidera eliminare.

Casella di Divisione

Figura 11 – Casella di Divisione

Un metodo più immediato è quello di agire direttamente sulle Caselle di divisione (Figura 11), quando il puntatore del mouse si posiziona in prossima di tali elementi assume la forma  o . In questo caso possiamo dividere la nostra finestra semplicemente tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando il mouse fino a ottenere la dimensione della finestra desiderata.

Per rimuovere le divisione inoltre è possibile posizionarsi in corrispondenza delle barre che dividono le finestre ed effettuare un doppio click con il pulsante sinistro del mouse.

Bloccare i riquadri

Per ottenere una visualizzazione simile a quella che si ottiene utilizzando la divisione della finestra, senza tuttavia dividere la finestra, si può utilizzare il comando Blocca riquadri (Finestra->Blocca riquadri).

Le modalità di utilizzo sono identiche a quelle per la divisione della finestra, l’unica differenza è che non è possibile ridimensionare i riquadri bloccati.

Per rimuovere il blocco si utilizza unicamente il comando Sblocca riquadri (Finestra->Sblocca riquadri).

Ottenere più Viste di una Cartella di Lavoro

Ogni documento è visibile all’interno di una finestra. Excel offre la possibilità di creare più finestre che visualizzino la stessa Cartella di Lavoro oltre alla possibilità di visualizzare più documenti in finestre diverse contemporaneamente.

Per visualizzare la stessa Cartella di Lavoro in due finestre differenti si adotta il seguente procedimento:

  1. Si rende attivala Finestradi Lavoro di cui si desidera ottenere più di una visualizzazione
  2. Si seleziona la voce Nuova Finestra dal menù Finestra (Finestra->Nuova Finestra)
    Excel crea una nuova finestra identica all’originale, ma caratterizzata dalla presenza del carattere : e di un numero progressivo posti in coda al nome della cartella aperta (Figura 10).

Figura 10 – Seconda Finestra di una Cartella di Lavoro (particolare)

La finestra così ottenuta può essere resa attiva, e modifica a piacere secondo le modalità consuete.

N.B.: Il contenuto della cartella rimane sempre identico, ogni modifica apportata ad una finestra viene riportata anche nell’altra.

Excel offre anche la possibilità di dividere una finestra in più parti.

Per effettuare la divisone di una finestra si adotta il seguente procedimento

  1. Si seleziona la casella che costituirà il fulcro della divisione
  2. Si seleziona la voce Dividi dal menù Finestra (Finestra->Dividi)
    Excel divide la finestra in due o quattro parti a seconda della posizione della cella selezionata.
    Se questa è relativa alla cella A1 si ottiene una divisione in 4 della nostra finestra.
    Se relativa alla prima riga (1) o alla prima colonna (A) otteniamo una divisione in due (verticale nel primo caso, orizzontale nel secondo) della nostra finestra, dove la prima cella della parte inferiore o di destra corrisponde alla prima cella visualizzata nella divisione appena creata
    Se la cella è posta in un’altra posizione allora otteniamo un divisione in quattro della nostra finestra dove la cella selezionata è usata come centro della divisione.

La barra di divisione può essere mossa a piacere, in modo ridimensionare le viste a seconda delle esigenze.

Per rimuovere la divisione è sufficiente selezionare la voce Rimuovi divisione dal menù Finestra (Finestra->Rimuovi divisione), oppure eseguendo un doppio click sulla barra di divisione che si desidera eliminare.

Figura 11 – Casella di Divisione

Un metodo più immediato è quello di agire direttamente sulle Caselle di divisione (Figura 11), quando il puntatore del mouse si posiziona in prossima di tali elementi assume la forma  o . In questo caso possiamo dividere la nostra finestra semplicemente tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse e trascinando il mouse fino a ottenere la dimensione della finestra desiderata.

Per rimuovere le divisione inoltre è possibile posizionarsi in corrispondenza delle barre che dividono le finestre ed effettuare un doppio click con il pulsante sinistro del mouse.

Bloccare i riquadri

Per ottenere una visualizzazione simile a quella che si ottiene utilizzando la divisione della finestra, senza tuttavia dividere la finestra, si può utilizzare il comando Blocca riquadri (Finestra->Blocca riquadri).

Le modalità di utilizzo sono identiche a quelle per la divisione della finestra, l’unica differenza è che non è possibile ridimensionare i riquadri bloccati.

Per rimuovere il blocco si utilizza unicamente il comando Sblocca riquadri (Finestra->Sblocca riquadri).

Ottenere un Aiuto

MS OFFICE 2000 è stato dotato di un sistema di aiuto molto efficiente che affianca alle tradizionali pagine ipertestuali, gli Assistenti.

Questi assistenti sono in grado di analizzare le domande poste dall’utente e fornire un elenco contente le risposte che più si avvicinano alle necessità dell’utente.
Il sistema di “ragionamento” utilizzato dagli assistenti è di tipo probabilistico, in base agli elementi costituenti la frase ed alla sua struttura “deduce” le probabili soluzioni alle vostre richieste. Per richieste semplici e comuni il sistema è decisamente efficiente, con l’aumentare della specificità e della peculiarità delle domande le soluzioni proposte tendono ad essere meno soddisfacenti.

Quando si pone una domanda all’assistente è quindi consigliabile utilizzare un linguaggio semplice e lineare al fine di ottenere dei risultati migliori.

Per il principiante l’assistente si rivela un ottimo aiuto, l’utente più esperto preferirà utilizzare il classico aiuto basato su ipertesti.

Gli assistenti sono visualizzabili mediante la pressione del tasto F1; quando sono attivo sono predisposti per segnalare la disponibilità di suggerimenti relativi alle operazioni in fase di svolgimento.

Questo avviene mediante la visualizzazione di una lampadina illuminata a fianco all’area di lavoro, con un doppio click sulla lampadina viene visualizzato il suggerimento; anche questa caratteristica è molto utile per i principianti.

Vai all’introduzione

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Corso Excel 2000/2003 – Introduzione

Questo corso usa come programma di riferimento Microsoft Excel 2000/2003, è tutto materiale datato, ma visto che questa versione del programma è ancora molto diffusa e presenta notevoli similitudini con programmi analoghi ho deciso di pubblicare online questo corso, benchè la sua prima versione risalga al luglio 2001.

La documentazione è stata prodotta e verificata con la massima cura, tuttavia l’autore non si può assumere alcuna responsabilità per eventuali danni provocati dall’implementazione e dall’utilizzo del materiale contenuto in questo documento, ne può fornire garanzie sulle prestazione ed i risultati ottenibili dall’utilizzo dei programmi citati.

 Nomi e marchi citati nel testo sono generalmente depositati o registrati dalle rispettive case produttrici.

Corso Excel 2003 – Il foglio elettronico

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